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                                          活動策劃人在活動執行過程中要考慮的一些事項!

                                          時間:2018-09-17 15:57來源:www.lpix.tw 作者:活動策劃 點擊:
                                          活動策劃人在活動執行過程中要考慮的一些事項!有時活動策劃人還會與宴會承辦人會面,討論出一份菜單。很多時候,客戶會對他們喜歡什么已經有概念了——至少在整體主題方面是這樣,比如意大利菜或亞洲菜。在電影首映式活動策劃時,我們會看看電影的主題背景是

                                            活動策劃人在活動執行過程中要考慮的一些事項!有時活動策劃人還會與宴會承辦人會面,討論出一份菜單。很多時候,客戶會對他們喜歡什么已經有概念了——至少在整體主題方面是這樣,比如意大利菜或亞洲菜。在電影首映式活動策劃時,我們會看看電影的主題背景是什么,是否能與食物產生某種聯系,以幫助我們在做出正確的選擇前有更多可參考的依據。我們會給宴會承辦商一些初步的指導,然后他們會給我們一些菜單上的主意,我們可能會調整菜單,讓它達到滿意的程度。然后我們會把它給客戶看,客戶要么會同意,要么做出一些改變,接下來我們會帶客戶去見宴會承辦人,并在那里進行一次品嘗,同時一切餐飲方面的問題都會在這次見面中搞定。

                                            一、現場布局與人流動向

                                            我們也開始關注所有更具體的細節,比如我們需要預訂多少張桌子,或者我們開始設計現場的布局,以確保我們有足夠的地方來設置座位、自助餐臺和酒吧。

                                            我們試圖為每100位客人提供一個服務點,以確保在服務中沒有停頓或酒吧和自助餐不會出現長長的等待隊伍——大多數人不能忍受排隊。在現場的整體布局上要確保人流的動向盡可能的順暢,合理。

                                            我們努力確保我們的活動不僅僅是只有酒吧、自助餐或桌椅,我們嘗試設置休息區或圍繞活動現場舉行不同的活動,確保活動現場有視覺上的焦點與互動活動,這樣客人就不會只是坐在那里吃東西或喝雞尾酒了。

                                            二、娛樂消遣

                                            對于活動現場的娛樂,我們試圖為我們的活動想出獨特和不同的想法,所以通常會提出四到五種不同的選擇給客戶——無論是DJ、現場樂隊還是馬戲表演。活動策劃者會提供一些CD或數字文件給客戶參考,無論是音樂還是現場表演的視頻,向他們展示我們提出的有關娛樂的內容。活動策劃人應該對活動的方方面面都很關注或擁有職業的敏感度,所以我們經常在留意或尋找有趣的新表演或娛樂的創意。

                                            三、客人名單

                                            “部分客戶也會要求我們幫助會處理客人名單。如果是電影首映式,我們會從電影制片公司的不同部門,如:市場營銷、發行和音樂編輯等部門收集一份清單。然后我們會根據清單發出邀請,跟蹤所有的回復,然后提交給客戶。我們還會為觀影會的每個人安排座位。同樣的,我們會安排在電影放映后的派對中所有的VIP客人有一個專屬的特定區域。

                                            四、并不是所有都充滿樂趣和魅力

                                            “談論菜單設計和賓客名單時會讓人覺得它充滿樂趣和魅力,但絕對不僅是這些!當我們深夜在辦公室把成千上萬份請柬塞進信封時,或者當我們在為如何對第六次或第七次預算修改發愁時,那種感覺并不迷人。因為消防局沒有批準第一次提交的現場布局設計,這意味著我們必須改變現場所有安排,重新來過。

                                            五、申請手續

                                            申請手續的過程可能是工作中最乏味、最無趣的部分之一。需要打很多的電話,與不同的管理部門見面,例如,你想為活動關閉一個公園,就需要做很多文書工作和計劃才能得到批準。例如,在紐約,如果你想要使用公共空間,你必須向政府管理公園和娛樂部門支付一大筆錢。你不僅要處理所有與成本相關的問題,還要處理大量的繁文縟節,因為這是一個公共空間。

                                            六、預算

                                            這份工作涉及太多的預算工作和數字運算,沒什么迷人的。有時候一次策劃的過程中需要做七到八次預算修改。很多時候,創意部分比如:裝飾和有趣的、花哨的元素,會因為預算而被削減。當你試圖平衡預算時,首先被砍掉的就是所有的額外開支(活動現場那些錦上添花的東西),對于一個活動制作人或設計師來說,這些可能是工作中最有趣的部分,但最終他們會因為預算原因而被削減,這真的很令人沮喪。


                                                  以上是湖南天澤傳媒活動策劃公司帶來的活動在策劃與執行過程中需要對接考慮的一些事項工作,只有對各項活動策劃工作越清晰,越明朗,才考慮得越周全,才能策劃出高效的活動,并且在執行過程中,沒有執行難度。這樣的活動策劃才能得到甲方的認可,關于更多活動策劃的注意事項,我們會陸續為大家帶來,敬請關注天澤傳媒官網!


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